האם Google Docs הוא פרטי לחלוטין?

Google Docs נוח להפליא, אך שיתוף קישורים לא אחראי יכול לחשוף מסמכים שנראו אולי פרטיים.

אנשים רבים משבחים גוגל מסמכים על צדדיותו והאפשרות שלא תסולא בפז לשתף מסמך עם אנשים ספציפיים, אך אפשרויות השיתוף הללו, ואופן השימוש בהן, יכולות לפתוח את הדלת לפגיעות ענקיות בפרטיות. לפעמים מפחיד קשה להשתמש באינטרנט בתפקיד מקצועי ולהימנע מהסתמכות על שירותי גוגל, אך ישנן דרכים לעשות שימוש בכלים אלה ולהגן על נתונים אישיים בו זמנית.

חבילת התכונות של גוגל שימושית כמעט לכל מי שיש לו גישה לאינטרנט. החברה תומכת באוצר של תוכניות חינמיות לכל קווי העבודה, כמו Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps, וכמובן Google Docs. כל הכלים הללו מספקים אפשרויות שיתוף מרשימות המאפשרות למשתמשים לשתף נתונים ולשתף פעולה בפרויקטים, וחלקם אפילו מהנים לשימוש.

קשור: התקפת טוויטר מגלה פגם פרטיות עצום, כך תוכל להגן על עצמך

למרבה הצער ניצול אפשרויות השיתוף הללו מייצר גם את הסיכונים הגדולים ביותר. ב- Google Docs, השיטה הקלה ביותר לשיתוף קישורים היא להפעיל שיתוף קישורים כדי לייצר כתובת URL ייחודית למסמך ולשלוח את הקישור לעמית. אמנם הפעולה הישירה של שליחת איש קישור לאדם הינה בטוחה יחסית, אך אם למסמך זה יש קישורים שיוצאים לאתרים אחרים, לחיצה על קישורים אלה שולחת את כתובת האתר הקודמת (זו שנוצרה באופן פרטי כדי לשתף את המסמך עצמו) אל מדריך האתר החדש. זה לא נוהג מטריף מטבעו - זה רק חלק לא ידוע מאופן הפעולה של האינטרנט.

כיצד לשמור על פרטיות בעת שליחת Google Docs

אחת הדרכים הקלות והיעילות ביותר לשיתוף מאובטח של Google Doc היא לשתף אותו עם אנשים ספציפיים. ישנן כמה דרכים להשיג זאת. הדרך המהירה ביותר היא לשמור על שיתוף קישורים כבוי, ובמקום זאת בחר 'אנשים ספציפיים' באפשרויות שיתוף הקישורים. זה מחייב שהצד השני יכנס לחשבון גוגל, אך אם המשימה פירושה שליחת מידע רגיש במסמך, זה כנראה שווה את הצעד הנוסף. אם הקובץ כולל קישורים והמשתמש לוחץ על אותם, כתובת האתר בכל זאת תגיד לאתרים אחרים היכן היה המשתמש כשהוא לחץ על הקישור, אולם היא לא תאפשר לאתרים אלה לקרוא את המסמך עצמו מאחר שהוגדרו אפשרויות שיתוף הקישורים. להגביל את הגישה רק לאנשים הספציפיים שנבחרו.

אפשרות נוספת היא להשתמש בקבוצות גוגל. מסלול זה מחייב גם את כל המעורבים להתחבר עם חשבון גוגל, אך בתמורה, הוא יוצר רשימה של אנשים שניתן לשתף בהם הכל באופן בלעדי. זו אפשרות נהדרת אם התפקיד דורש שיתוף מסמכים תדיר עם קבוצה גדולה של אנשים. לכל קבוצה תהיה כתובת הדוא'ל המשויכת משלה '@googlegroups', ולכן במקום להוסיף כתובת דוא'ל של אדם ספציפי כשבוחרים היכן לשתף מסמך, פשוט השתמשו בדוא'ל הקבוצה. מומלץ לעקוב אחר חברי הקבוצה כדי לשמור על המודעות למי שיש גישה לקבצים המשותפים, וקל להסיר אנשים שכבר אינם חלק מהפרויקט.

בסופו של דבר, כפי שקורה בדרך כלל בעת תקשורת מקוונת, יש לשים לב להגדרות הפרטיות כששיתוף מידע הוא המפתח. עם שימוש חכם בשיתוף קישורים, גוגל מסמכים יכול להיות מאובטח ובטוח כאחד.